Vergaderen is iets wat binnen ieder bedrijf gebeurt. De kans is groot dat jullie dit voornamelijk in ‘speciale’ vergaderruimtes doen. Omdat deze ruimtes zich binnen je bedrijfspand bevinden, kan iedereen makkelijk en snel aanschuiven. Toch kan het goed zijn om de ‘vertrouwde’ vergaderlocatie eens in te ruilen voor een externe locatie. Omdat dit tijd, geld en moeite kost, vraag jij je ongetwijfeld af waarom je dit doet. In deze tekst zetten wij een aantal redenen om voor een externe vergaderlocatie te kiezen op een rijtje.
Je wordt niet gestoord
Als je regelmatig op kantoor vergadert, loopt er tijdens de vergadering ongetwijfeld weleens iemand binnen met een vraag voor jou of een van de deelnemers. Niet handig, want hierdoor kan de vergadering flink wat vertraging oplopen. Hoe vaker er iemand binnenloopt, hoe langer de vergadering duurt. Kies je ervoor om te vergaderen op een externe locatie? Dan word je niet gestoord. Dit komt de productiviteit vast en zeker ten goede, want jullie kunnen je volledig focussen op de vergadering.
Het verhoogt de creativiteit
Vergader je telkens in dezelfde ruimte in je bedrijfspand? Dan komt dit de creativiteit van de deelnemers niet ten goede. Daarom is het goed om ze zo nu en dan eens uit hun vertrouwde omgeving weg te halen. Doordat externe vergaderlocaties vaak op bijzondere plekken liggen, worden mensen over het algemeen een stuk creatiever. Daarnaast zorgen ze vaak voor meer rust. Dit kan tot bijzondere uitkomsten en inzichten leiden, iets wat waarschijnlijk niet gebeurd was als je ‘gewoon’ op kantoor zou vergaderen.
Je hoeft zelf niets te regelen
Het huren van een externe vergaderlocatie brengt kosten met zich mee. Laat je hier niet te veel door leiden, want dit ene nadeel weegt niet op tegen de vele voordelen. Zo hoef je zelf – op het reserveren van de locatie na – niets te regelen. Kies je voor een vergaderlocatie met lunch in Dalfsen? Dan zorgt de vergaderlocatie ervoor dat er tussen de middag wat te eten is voor alle deelnemers. De meeste externe vergaderlocaties bieden verschillende arrangementen aan, waardoor ze iedere vergadering tot in de puntjes kunnen verzorgen.
Je kunt reistijd besparen
Je verwacht het misschien niet, maar vergaderen op een externe locatie kan ook helpen om reistijd te besparen. Dit is het geval als je voor een locatie kiest die dichter bij de woonplaats van je werknemers ligt dan het bedrijfspand. Moeten sommige deelnemers aan de vergadering van ver komen? Dan is vergaderen met overnachting het overwegen waard. Er is dan voldoende tijd om alle zaken te bespreken.
Er worden spijkers met koppen geslagen
Een laatste reden om voor een externe vergaderlocatie te kiezen, is omdat er vaak spijkers met koppen geslagen worden. Dit komt doordat je de locatie voor een specifieke tijd huurt. Mag je er alleen in de ochtend gebruik van maken? Dan moet je ervoor zorgen dat alles in een paar uurtjes tijd besproken wordt. Doordat er tijdsdruk op zit, verloopt een vergadering vaak efficiënter en blijven deelnemers niet te lang hangen in bepaalde zaken.
Lees ook >> CurrentBody Skin RF Radio Frequency Skin Tightening Device + korting
